Administración do tempo/Pondo prioridades

Como planear o día

As axendas son ferramentas esenciais. Unha vez que teñas a axenda do ano seguinte, descarta os días festivos, os compromisos familiares e os eventos alleos ó traballo. Eses son os teus tempos comprometidos. Asegúrate de trasladar todos os teus compromisos de traballo á nova axenda. Agrega todo prazo importante no que teñan que cumprirse as actividades.

Subitamente, o ano en branco empeza a verse cheo. Non obstante, inda é moito o tempo non comprometido, e empregalo ben debe ser a túa prioridade.

A lista diaria

Unha disciplina esencial é elaborar un programa para o día. Elabora unha lista do que tes que facer e tamén do que queres lograr no tempo libre do que dispós, pódelo facer na mesma axenda ou en follas por separado.

Establece límites de tempo para tódalas tarefas. Habitúate a estimar sempre a cantdade de tempo requirida para cada traballo, como por exemplo levar a cabo unha visita ou realizar o informe. Verifica despois se a túa estimación foi realista.

Logo establece as túas prioridades. Unha prioridade componse de dous elementos en variadas proporcións: urxencia e importancia. É urxente reparar unha lamia pinchada, pero non é importante. É importante empezar a pensar na estratexia de mercado para o próximo ano, pero non é urxente. Así a todo, convencer ó director executivo, na reunión das 16:00 horas, de autorizar as novas campañas de vendas, si é urxente e importante.

Algunhas tarefas que carecen de importancia e urxencia pode convir realizalas primeiro. A razón de tempo-beneficio pode ser aquí unha boa guía. Se o beneficio é substancial e o tempo que se require é curto, faino. Incluso podemos clasificar as nosas actividades da seguinte maneira.

:A: É indispensable facelo hoxe. :B: Debe facerse hoxe. :C: Podería facerse hoxe.

Probablemente non atinxamos a realizar totalmente os listados de prioridades A e B, pero non permitas que iso te desanime. Se traballaches de acordo co teu sentido das prioridades, hoxe só farás cousas importantes, que é ó que se refire o emprego do tempo no traballo.

Algunhas persoas gustan facer a planificación diaria ó comezar o día. Outras prefiren planear a noite anterior. Isto ten a vantaxe de que un pode consultalo coa almofada; en ocasións, despois do descanso nocturno, ocorreranseche outros apartados que agregar á lista, ou é posible que alteres as túas prioridades.

Verifica integralmente o plano para o día, para ver se hai algún baleiro o algún tempo marxinal que poida encherse ou destinarse a un bo uso.

Unha alerta: se te descobres traspasando un elemento da lista dun día para outro, pode ser sinal de que o estás adiando. Examina o punto coidadosamente para asegurar que non sexa ese o caso.

Revisa cada día identificando os éxitos e analizando as razóns das fallas. Evita elaborar escusas para ti mesmo: explora ata achar razóns reais.

Un consello valioso

Charles M. Schwab, quen transformou a compañía Bethlehem Steel na máis grande produtora independente de aceiro no mundo, nunha ocasión planeou un desafío durante a comida a un consultor en xerencia chamado Ivy Lee: “Móstreme unha forma en que poida lograr facer máis cousas co meu tempo e pagareille os honorarios que queira, dentro do razoable”. Lee estendeulle unha folla de papel en branco. “Escriba cada noite as cousas que teña que facer mañá”, dixo, e numéreas por orde de importancia. Pola mañá, o primeiro que debe facer é empezar a traballar no número 1 da súa lista e continuar ata que o remate. Logo inicie co número 2..., o 3..., etc. Ó termo do día desbote a súa lista e elabore unha nova. Non se preocupe se non logra terminar tódalas actividades da súa lista. Se non pode con este método, non poderá facelo con ningún outro. Próbeo por uns días e logo págueme o que crea que vale este consello”.

Pouco despois, Schwab lle enviou a Lee un cheque por $25,000 USD. Máis tarde dixo que esta era a lección máis rendible que puido aprender na súa carreira empresarial.

A lista diaria de prioridades debe respectarse pero non debe converterse nun mandamento sagrado. É unha ferramenta para usar, non un ídolo para adorar. Para reflexionar un pouco acerca disto leamos unha pasaxe escrita polo doutor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge:

“A persoa que chama inesperadamente, agradable ou desagradable, interrompe o seu patrón de tempo. Ese tempo xa está asignado. Consecuentemente, non hai tempo para axudar a alguén que o necesite, para relaxarse ou para disfrutar unha charla.

O disfrute queda sempre para despois de despachar tódolos traballos dentro dos prazos determinados, as cartas por contestar, as chamadas por facer. Pero ese momento nunca chega. Sempre haberá máis cartas, máis vencementos, máis traballos, e así a vida vese posposta ata un indefinido despois: ata demasiado tarde. Un hámster na súa roda de gaiola ten máis o menos a mesma clase de liberdade”.

Empregar o tempo efectivamente debe ser sempre o teu ideal pero nunca debe converterse nunha obsesión. Se se presenta unha finalidade superior, debes ser flexible. Unha das finalidades do emprego do tempo diario é precisamente ser libre dese xeito: ter tempo para dedicarllo ó inesperado. Iso implica facer o que se necesita facer da forma máis económica. Trata sempre de disfrutar o que esteas facendo e non desaproveites o tempo laiando por non ter realizado aquilo ó que non atribuíches tempo.