Administración do tempo/Organizar as actividades

3 Organizar as actividades

Serviranos para establecer prioridades ás actividades planeadas, debendo de clasificalas en tres categorías:

• Prioridade A “Imprescindible de facerse”: estas son as actividades decisivas. Algunhas delas entrarán nesta categoría debido a ordes administrativas, requirimentos de clientes importantes, tempo límite significativo, ou oportunidades de éxito ou desenvolvemento.
• Prioridade B “Debe facerse”: son actividades de valor medio; poden contribuír a mellorar o desempeño pero non son tan esenciais ou non requiren dun tempo límite.
• Prioridade C “Desexable de facer”: é a categoría de menor valor. Ó incluír actividades tan só interesantes ou divertidas, poderían eliminarse, posporse ou realizarse en períodos de pouca presión.

Dependendo da data en que elabore a súa lista, os seus A, B e C poden ser flexibles. As prioridades cambian co tempo. As B de hoxe poden converterse en A o día de mañá, ó achegarse algunha data importante. Asimesmo, as A de hoxe poden ser as C de mañá se non se realizaron a tempo e/ou se as circunstancias cambiaron.

É obvio que non paga a pena pasar demasiado tempo nunha tarefa de baixo valor. Por outra banda, compensa investir tempo nun proxecto de valor alto. Só un planeamento coidadoso lle permitirá recoller os beneficios do tempo investido sabiamente.

Nunha folla, escribe tres listas de actividades que vaias facer nunha semana:

Prioridade A. Imprescindible de facer.

...

Prioridade B. Debe facerse.

...

Prioridade C. Desexable de facer.

...

Para poder determinar estas prioridades necesitamos ter en conta os seguintes criterios:

• Xuízo. Ti es quen pode xulgar mellor o que tes que facer. Permite que o remorso de conciencia que sentes por non realizar algo, faga o teu xuízo máis severo.
• Relatividade. Ó comparar as túas actividades ou tarefas debería quedar ben claro que algunhas teñen maior prioridade ca outras. Sempre debes de guiarte coa pregunta “¿En que podo usar mellor o meu tempo neste momento?”.
• Tempo. Establecer un límite de tempo é unha forma de determinar prioridades. Inda que con frecuencia non se toma en conta, tamén é importante establecer un momento para comezar, co obxecto de concluír un proxecto nun límite previamente fixado.

Desta forma poderemos lograr os resultados esperados e a consecución dos obxectivos das maneira máis conveniente.

As seguintes preguntas poden axudarnos a revisar como estamos organizando as nosas tarefas:

• ¿As asignacións de tempo reflicten as miñas prioridades? ¿Estou empregando a maioría do meu tempo nas funciones claves ou nas responsabilidades esenciais do meu traballo?
• ¿Cales son as cousas que absorben porcións significativas do meu tempo e que non contribúen a nada? ¿Que sucedería se definitivamente non se fixesen?
• ¿Pode traballarse de xeito máis rápido o simplificado sen afectar adversamente outras funcións persoais ou dos meus colaboradores?