Administración do tempo/O beneficio do planeamento

O principio de Pareto

Wilfredo Pareto, sociólogo e economista do século XIX postulou a teoría que orixinou o principio 80-20 o cal di que un 80% dos resultados se obteñen cun 20% do tempo empregado. O corolario é: un 80% do noso tempo gastámolo en producir soamente un 20% dos nosos resultados. Necesitamos identificar que 20% do noso tempo é máis construtivo e cal é usado en tarefas menos produtivas. Para facer isto temos primeiro que analizar cara a onde diriximos o noso tempo.

Eficiencia vs. efectividade

Eficiencia é facer as cousas rapidamente, ou facer ben as cousas. Efectividade é facer as cousas correctas. Nas nosas vidas é moito máis valioso lograr efectividade ca eficiencia.

Noutras palabras a eficiencia busca lograr resultados... vai dereita ó obxectivo. A efectividade engloba á eficiencia. Xa que a efectividade é un equilibrio entre lograr os resultados desexados e facer sostible no tempo eses resultados.

Aspectos importantes a considerar

Cada hora empregada en planear aforrará tres ou catro máis á hora da execución, á parte de que os resultados serán mellores.

Iniciar cada xornada cun plano a realizar de inmediato e preguntándose ”¿Que é o que teño -e quero- facer hoxe?”. Se se escribe unha lista de “pendentes” e se xerarquiza, desenvolverase un mellor.

Coidar máis a efectividade cá eficiencia. Noutras palabras, evitar a realización demasiado correcta de tarefas... que non son as que se teñen que facer.

Concentrarse en tarefas máis nobres, é dicir, naquelas en que con menores esforzos se producen maiores resultados. Ter presente o “principio do 80/20” o “Principio de Pareto”: Uns poucos esforzos críticos (20%, por pór un número redondo) producen a gran maioría dos resultados e viceversa. Evitar o emprego do tempo en cantidades inversamente proporcionais á importancia das tarefas.

Non confundir a atención a problemas coa solución de problemas. Antes de buscar solucións cerciorarse de ter ben definido o problema.

Tamén na medida do posible, sinalar no programa diario tempos de non interrupción para poder concentrarse. Alternar as “horas de dispoñibilidade” con “horas privadas”.

Asegurar a boa comunicación dentro da institución. Afórrase moito tempo cando prevalecen a claridade, a concisión das mensaxes e a retroalimentación ou feedback.

Concentrarse nas oportunidades, antes ca nos problemas. Lembrar que “aqueles que viven soterrados por problemas, deixan pasar de longo as oportunidades”:

Ter a súa oficina, habitación ou escritorio ben ordenado, é como ter o seu barco disposto para a acción. Un pode comezar a traballar efectivamente.

Un ten que ter claridade acerca do propósito, dos fins e obxectivos do traballo. Entón, a situación lle dirá cales son as prioridades en termos de importancia e urxencia, cousas que non son necesariamente o mesmo.