Relacións no contorno de traballo/A toma de decisións

Relacións no contorno de traballo
← Volver a Os grupos de traballo	A toma de decisións	Seguir con O liderado →

Todas as persoas que forman parte dunha empresa, independentemente do seu posto, teñen que tomar decisións para levar a cabo o seu traballo. Por suposto, o posto da persoa, así como o tipo de problema, afectará ao tipo de decisións e mailas súas repercusións.

O proceso

Todas as decisións son o resultado dun proceso lóxico:

Identificar o problema

Primeiro hai que coñecer e analizar o problema. Isto supón identificalo e delimitalo, así como identificar e delimitar as súas causas. Despois hai que definir o problema, é dicir, fixar as condicións e os límites para a súa resolución. E finalmente hai que situar o problema dentro do contexto xeral da empresa, ver se se trata dun problema illado, se pode ou vai repetirse, a súa importancia dentro da empresa, e mailo seu alcance temporal.

Estudalo a fondo

Identificado o problema débense buscar as diferencias entre a situación actual e a que sería a ideal.

Analizar as causas

Contrastado o problema co que sería a situación ideal, deben analizarse as posibles causas desa diferencia entre ambas as dúas situacións e ver cal delas ou que combinación delas é a máis probables.

Establecer os criterios de decisión

Analizadas as causas, tocará identificar e valorar os criterios de decisión:

• A marxe de erro, a posibilidade de que a decisión tomada non sexa a correcta, debe ser o máis baixa posible.
• O tempo que precise a medida deberá tamén ser o menor posible.
• A decisión terá que ter coherencia co contexto en que se adopta e no que se vai desenvolver.
• A aplicabilidade, a posibilidade de aplicar a decisión cos recursos de que dispón a empresa.
• A adecuación, que os recursos a empregar sexan proporcionais aos obxectivos da empresa.

Analizar as posibles alternativas

Establecidos os criterios de decisión, corresponderá buscar, avaliar e escoller a mellor das alternativas. Isto supón facer unha lista de todas as posibles alternativas, avalialas tendo en conta as súas vantaxes e inconvenientes, e finalmente escoller a mellor de todas: a que presente menores riscos, coa que se obteñan mellores resultados co menor consumo de recursos posible.

Executar a decisión

Escollida a mellor das alternativas, haberá que poñela en práctica. Haberá que definir o responsable ou responsables de facelo e a propia decisión de maneira clara.

Controlar os resultados

Aplicada a solución, haberá que comprobar se a alternativa escollida contribúe a acadar os obxectivos acordados, se o responsable da súa execución actuou como debía, e evitar que o problema se repita no futuro de ser posible.

As decisións en función do tipo de problema

Os tipos de problema aos que se teña que enfrontar a empresa condicionará os tipos de decisións a tomar. Podemos dividir estes problemas en dous grupos:

• Problemas estruturados. Son problemas habituais, repetitivos e poden solucionarse facilmente. A decisión a tomar será unha decisión programada, prevista xa pola empresa.

• Problemas non estruturados. Son problemas novos, imprevistos, dos que a empresa ten pouca información ou a que ten é ambigua, ou que están motivados por factores externos á empresa. Requiren unha decisión non programada, nova, feita á medida do problema.

Para solucionar os problemas estruturados poden seguirse uns “procedementos”, pasos para a solución de problemas determinados.

Os factores persoais (de quen tome a decisión) e os empresariais (características propias da empresa) poden afectar ás decisións sobre os problemas non estruturados.

Os factores persoais

Dentro dos factores persoais poden atoparse os seguintes:

• A experiencia. Aumentará a capacidade para a toma de decisións, reducindo a marxe de erro (nas futuras decisións).

• O xuízo, a capacidade de razoamento. Permite facer unha análise da información e avaliala de maneira axeitada.

• A creatividade, a habilidade para asociar, combinar as ideas para obter un novo resultado que sexa axeitado para resolver os problemas. A creatividade pode fomentarse se os traballadores teñen certas aptitudes, como a capacidade para extraer todos os aspectos positivos das ideas dos demais. Tamén pode fomentarse con motivación, ou con tempo abondo para a toma da decisión.

Os factores empresariais

No que respecta aos factores empresariais, pódense considerar os seguintes:

• A empresa condicionará as decisións, establecendo unha serie de limitacións para que a conduta dos empregados sexa previsible, baixo o control da empresa.

• O posto de traballo, cada un representa un nivel xerárquico que condicionará o tipo de decisións que se poidan tomar. Ademais da xerarquía poden existir outros factores, como a participación na empresa, que limiten tamén a autonomía e o alcance das decisións.

• O tempo, como elemento de presión, condicionará a calidade das decisións, e condicionará a orde de prioridade dos problemas a solucionar.

As decisións en grupo

As decisións en grupo teñen como todo as súas vantaxes e mailos seus inconvenientes. Entre as vantaxes podemos salientar as seguintes:

• Son máis democráticas.

• Van fornecer unha información maior e mellor.

• Son obxectivas.

• Aumentan a motivación, a satisfacción e mailo compromiso dos membros do grupo.

No que respecta aos seus inconvenientes:

• Os cartos. As decisións en grupo esixen máis tempo que as individuais, o que aumenta o seu custo.

• Van diluír a responsabilidade individual.

• Existe unha tendencia ao conformismo, ás veces elimínanse moitas opinións por mor da presión social que exerce o líder ou o grupo no seu conxunto.

• A polarización, a adopción de posicións máis radicais, que adoita afectar ás decisións en grupo.

• O “pensamento de grupo”, excesiva confianza no funcionamento do grupo, función do mesmo en bloque. Isto pode levar a decisións pobres.

Busca e avaliación de alternativas

Existen certos instrumentos e técnicas que empregan as empresas para estudar as situacións problemáticas e as súas causas. Imos falar de dúas desas técnicas: a árbore das decisións e mailo método D.A.F.O..

A árbore das decisións

A árbore das decisións trátase dun esquema gráfico que permite avaliar as distintas consecuencias que poden derivarse dunha decisión. As accións, representadas no esquema con cadrados, serán as posibles decisións, e os sucesos, representados no esquema con círculos, serán as súas consecuencias. Uns e outros aparecerán unidos no esquema mediante frechas.

O método D.A.F.O.

O método D.A.F.O. é unha técnica para implantar novas decisións na empresa que se utilizará para garantir o éxito da súa aplicación. O seu nome proven das iniciais dos compoñentes da súa aplicación: debilidades, ameazas, fortalezas e oportunidades.

O método ten dous niveis de aplicación:

Primeiro nivel de aplicación

No primeiro nivel analízanse as circunstancias que condicionan a decisión: o que arrodea á empresa e a propia empresa.

• No que arrodea á empresa haberá oportunidades e ameazas. Teranse en conta o mercado, a competencia, os aspectos sociais, a situación política e económica, etc. As oportunidades serán os aspectos que favorezan a aplicación da decisión, mentres que as ameazas serán aquelas situacións que van actuar de xeito negativo sobre a execución da decisión.

• A situación interna da empresa dependerá do produto, as canles de distribución, os clientes, a imaxe no mercado, a publicidade e promoción, etc. Neste caso falaremos de fortalezas e debilidades. Xeralmente haberá principalmente fortalezas, pero poden haber debilidades, como a publicación dun produto completamente novo.

Segundo nivel de aplicación

No segundo nivel analizarase a viabilidade da decisión. Para iso haberá que formularse unha serie de cuestións:

• Que factores obstaculizan a implantación da decisión? (ameazas e debilidades)
  • Poderían contrarrestarse?
  • Poderían converterse en fortalezas?
• Que factores favorecen a implantación da decisión? (oportunidades e fortalezas)
  • Como sacarlle o mellor partido posible a estes factores?
• Que se debe facer coa decisión tendo en conta a realidade social?
  • Implantala.
  • Modificala.
  • Invalidala.

Técnicas para mellorar o traballo en grupo

Técnica do grupo nominal

Esta técnica procura axudar ao grupo a desenvolver ideas para solucionar un problema tratando ao mesmo tempo de evitar as interferencias que se poden producir polas diferencias xerárquicas, e solucionar cousas como a acaparamento do tempo que fan os máis dados a falar. O coordinador solicitará aos membros que rexistren por escrito todas as ideas posibles, de xeito anónimo, que logo el recollerá nun encerado. Novamente de xeito anónimo, os membros puntuarán cada idea. Finalmente adoptarase aquela que recibise unha maior puntuación.

Técnica Delphi

Ten por finalidade aproveitar as vantaxes do traballo en grupo pero illando aos seus membros para que non se influencien mutuamente. Utilizarase en situacións concretas:

• Cando se necesite da experiencia e mailos coñecementos de expertos situados en distintos lugares xeográficos.
• Cando se aborden problemas non estruturados.
• Cando non haxa límite de tempo, claro que dada a tecnoloxía de que se dispón a día de hoxe o tempo xa non resulta un problema para a aplicación da técnica.

O primeiro paso consistirá en analizar o problema. O segundo será escoller aos expertos participantes. Unha vez escollidos realizarase un primeiro cuestionario a responder de xeito anónimo sobre as causas do problema, etc. O seguinte paso consistirá en avaliar as respostas. Coas respostas máis similares realizarase un segundo cuestionario. Cada experto terá que puntualas e argumentar en contra ou a favor delas xustificando a puntuación dada. Coas que obteñan máis puntuación elaborarase un terceiro cuestionario do que xa se faga unha avaliación final (cada membro, de forma anónima). O coordinador utilizará as avaliacións finais para a redacción dun informe, que será o produto resultado da técnica.

Brainstorming

O brainstorming ou “tormenta de ideas” é unha técnica de fomento da creatividade. O coordinador do grupo expón o problema, e preténdese que os membros respondan de xeito espontáneo, sen reflexionar previamente sobre a resposta. O coordinador anotará as respostas, que posteriormente analizarán os membros do grupo para descartar as que resulten inviables e xerarquizar o resto das ideas.

Os membros do grupo teñen que cumprir catro regras:

1. Non xulgar as achegas dos demais, por disparatadas que resulten.
2. Dicir todo canto se lles ocorra, evitar a censura persoal.
3. Os membros terán liberdade total para comentar, variar e mesmo repetir ideas xa propostas por outros membros, de xeito que poidan xurdir novas ideas.
4. Debe xurdir o maior número de ideas posibles. O máis importante é a cantidade, non a calidade.

Logo a decisión final e a avaliación previa das ideas pode facela o mesmo grupo ou outro.

Esta técnica pode aplicarse en moitas e moi diversas situacións.

Relacións no contorno de traballo
← Volver a Os grupos de traballo	A toma de decisións	Seguir con O liderado →